各学院：

 毕业生集体合影照片是学校档案的重要组成部分，是珍贵的档案资料，是校友在校学习历程的见证，具有重要的纪念意义。根据《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令）的规定，结合学校实际，现就做好毕业生集体合影照片的收集归档工作通知如下：

一、归档范围

（一）2019届本科、研究生毕业生以年级、专_x0008_业（或班级）为单位的毕业生集体合影照片；

（二）本学院建院以来未移交档案馆的历届毕业生集体合影照片。

二、归档要求

1.文件名为“长沙理工大学××学院××届××专_x0008_业××班毕业集体合影”方式命名。

2.纸质版照片和电子版照片（或胶卷底片）各归一份，电子版照片须与纸质版照片（或胶卷底片）一致。

3.纸质版照片请另附纸张进行照片文字说明（照片文字说明模板详见附件1），文字说明电子稿须一并归档；电子版照片为箩辫驳格式，用相机拍摄的数码相片不低于300万像素，纸质照片扫描形成的数码相片分辨率不低于600诲辫颈。

4.纸质版照片及电子版照片按要求整理完成后，以学院为单位形成《毕业生集体合影照片移交清单》（加盖公章），并将纸质版照片、电子版照片到学校档案馆办理移交手续。电子版照片打包压缩后一并发至档案馆周老师处。

叁、归档时间及地点

1.从今年开始，每年6月30日前请各学院完成应届毕业生集体合影照片的收集、整理和移交归档工作。

2.为配合学校档案的建设，请各学院参照附件由近及远逐步梳理往届毕业生集体合影照片（已移交档案馆的不用重复移交），继续教育学院还需梳理各类各层次培训班结业照片。各学院梳理一批移交一批，于2020年5月底前完成。

3.移交地点：档案馆（老校区办公大楼7楼711室)；联系人：周老师，联系电话:85213087，邮箱：137892545蔼辩辩.肠辞尘

附件（可上校档案馆主页下载中心下载）：

1：照片文字说明模板

2：毕业生合影照片移交清单

长沙理工大学档案馆

2019年5月27日

附件1：            照片文字说明模板

题    名：长沙理工大学XX学院XX届（或XX专_x0008_业或XX班）毕业集体合影（本科生/研究生）

拍摄时间：齿齿年齿齿月齿齿日

拍摄地点：齿齿齿

摄影者：齿齿齿

纸版合影人员名单，要与照片上人员排列顺序一致对应，请在校领导或老师的姓名后加以备注。

例：

第一排：左起XXX、XXX（校长或副校长）、XXX (学院党委书记)、XXX（院长）、XXX (辅导员) 、XXX（教师）、XXX.......

第二排：左起XXX、XXX、XXX、XXX、XXX ......

第三排：左起XXX、XXX、XXX、XXX、XXX ......

未参加拍照毕业生：齿齿齿、齿齿齿......（如无可省略）

附件2：

毕业生集体合影照片移交清单

           学院(专_x0008_业)           届        年级      （班级）

备注：本表格一式两份，签字盖章后，学院、档案馆各存一份

移交人：                      档案接收人：       

分管领导：                     移交时间：      年    月    日